Ricoh Expense Manager : gérez facilement vos notes de frais !

Ricoh Expense Manager Les salariés ou entrepreneurs ayant à gérer beaucoup de notes de frais sont souvent frappés par la phobie administrative et les déclarations en fin mois, très souvent source de procrastinations. Qui n’a jamais été relancé par son expert-comptable ? Du côté des salariés, c’est la même punition. Pourtant, tout le monde déclare les mêmes choses : dépenses de restaurant, dépenses d’hébergement, indemnités kilométriques etc. Avec le Digital, tous ces tracas devraient disparaître. Faire des notes de frais qui étaient au départ une tâche ingrate va peut être devenir un plaisir avec à la clef un meilleur contrôle des frais pour réduire la fraude, un gain de temps dans les déclarations, et enfin une dématérialisation des nombreux tickets etc.

Qu’est-ce que le Ricoh Expense Manager ?

Le Ricoh Expense Manager (REM) est une solution pratique et intuitive pour les entreprises et leurs employés qui leur permet de gagner du temps et d'améliorer radicalement le contrôle d’un processus dépourvu initialement de valeur ajoutée. REM est une solution numérique pour la gestion et l'optimisation de frais.

Comment cela fonctionne ?

Grâce à une application sur Mobile ou à votre imprimante Multifonction et un portail Web, REM offre une visibilité accrue à chaque collaborateur impliqué dans la gestion des dépenses. Ricoh Expense Manager est Multiscreen, ce qui veut dire que vous pouvez commencer une tâche sur un "device" (ex. votre mobile) et la finir sur un autre device (ex. votre PC portable). Toutes les notes de frais enregistrées par les équipes via une application mobile (appareil photo du smartphone) ou via une imprimante multifonction (notamment grâce à un scan), seront retranscrites directement dans le système interne au travers d’un flux unique d’informations.

Ricoh Expense Manager : commencer une tâche sur un device et finissez votre tâche sur un autre device

Adopter REM c’est de pouvoir :

  • preuve juridique document electronique déclarer des frais de façon simplifiée et partout notamment en situation de mobilité : si vous êtes en déplacement, juste après le repas, vous pourrez immédiatement photographier votre ticket et générer votre note de frais dans la foulée
  • e-lettre recommandéé gagner du temps autant pour la personne qui déclare les notes de frais que pour la personne qui supervise 
  • Épisode 4 traiter rapidement les notes de frais et de pouvoir accélérer les remboursements
  • Épisode 4 réduire les fraudes
  • Épisode 4 bénéficier d’un OCR puissant
  • Épisode 4 … Et d’accéder à plein d’autres fonctionnalités très utiles : calcul de la TVA, géolocalisation, conversion de devises…
Ricoh Expense Manager  : Comment ça marche ?

Évidemment, REM est intégrable avec la Comptabilité et la Paie. À tout moment, chaque collaborateur pourra inspecter ses données en se connecter sur le site REM pour vérifier ses notes consolidées. Il peut même exporter ses notes de frais sous forme d’un tableau Excel avant de valider définitivement sa saisie. Le validateur pourra voir immédiatement vos différentes photos de vos notes pour en vérifier le contenu. Et si l’administration fiscale souhaitait vous contrôler ? Pas de panique, tout est en ligne, horodaté.

Questions Réponses sur Ricoh Expense Manager

1. Où les données traitées par REM sont-elles hébergées ?

Les données traitées sont hébergées dans le Data Center basé en Irlande avec un Backup situé en Hollande.

Ricoh Expense Manager  : pilotable depuis un mobile2. À qui s’adresse REM ? 

Toute entreprise générant beaucoup de notes de frais et/ou toute entreprise ayant au moins 4 à 8 salariés qui sont susceptibles de générer beaucoup de notes de frais.

3. Si j’utilise REM, est-ce que je pourrai détruire les tickets concernant mes frais ?

Oui, vous pourrez détruire vos justificatifs, car REM est conforme à la législation française concernant les systèmes d'archivage

4  J'ai une politique de dépenses très particulière. Est-ce un frein à l'implantation de la solution dans mon entreprise ?

L'environnement REM est totalement personnalisable. Vous pourrez retranscrire l'ensemble de vos règles dans la solution en y ajoutant contrôle et visibilité.

6. Est-ce que je peux intégrer REM à mon outil comptable ?

Oui

7. Est-ce que je peux imputer ces dépenses sur des comptes clients ? 

Oui (Pack 2 ou pack 3 dans la tarification Ricoh) 

8. Peut-on enregistrer puis comptabiliser les paiements par carte ?

Oui, REM charge le fichier de vos opérations bancaires/essences pour réaliser une conciliation automatique à hauteur de 95%.

9. Comment fonctionne votre OCR, est-ce que je peux l'utiliser en mode "Avion" ?

Notre OCR est hébergé sur nos serveurs et non pas sur votre smartphone, il ne fonctionne donc pas en mode "Avion". L’application dialogue en permanence avec nos serveurs, vous aurez besoin d’une connexion pour numériser, appliquer l'OCR et enregistrer la note de frais.

Votre devis Ricoh Expense Manager !

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