SolPack TRAITEMENT BUREAUTIQUE

Numérisation et conversion des documents selon la destination et le format qui conviennent le mieux aux employés ou aux services.

Même à l’ère numérique actuelle, 43 % de l’ensemble des processus documentaires essentiels de l’entreprise reposent encore sur des données sur copie papier. Les organisations sont tenues de gérer des informations au format électronique et au format papier, en sachant que les documents numérisés sont généralement des fichiers non éditables qui doivent être déplacés et retranscrits de façon manuelle.
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Désormais, grâce à la solution d’impression, de numérisation et de gestion sécurisées Solpack TRAITEMENT BUREAUTIQUE de Ricoh, les employés ont la possibilité de numériser les fichiers directement à l’emplacement et au format requis (PDF sécurisé ou Microsoft Office, par exemple), et de gérer ceux-ci comme ils l’entendent ou de les convertir sur le bureau. L’utilisation de badges permet même d’afficher les paramètres personnels du MFP et de tirer parti de certaines fonctions telles que scan-to-me. Outre un traitement plus efficace des documents, l’entreprise a désormais tous les atouts en main pour contrôler les destinations de numérisation et mieux protéger ses informations grâce à l’impression sécurisée. Spécialement développée par Ricoh pour répondre aux besoins spécifiques des TPE/PME, cette offre packagée propose un environnement bureautique complet et cohérent pour la gestion des documents : scan (GlobalScan NX), édition (Personal Paperless Document Manager), impression sécurisée (CAP / ELP NX). L’association de quatre applications ouvre de nouvelles perspectives en matière de traitement des documents papier et des documents électroniques.
  • Élimination des pertes de temps Le fait de pouvoir convertir les fichiers directement depuis le MFP ou le bureau évite la saisie laborieuse des informations à partir des documents papier (numéros de facture, par exemple) ou la reconstitution manuelle des documents sous une autre forme et permet, par conséquent, d’accroître votre productivité et de réduire les coûts d’exploitation. Vous êtes libre de convertir les documents dans leur intégralité ou de vous intéresser à des zones spécifiques sur chaque page grâce à la fonction de reconnaissance optique de caractères ciblée, puis d’intégrer les informations des documents dans des champs de métadonnées au sein des fichiers numérisés. Les formulaires d’entreprise sur papier peuvent être convertis en formulaires PDF remplissables. La numérisation et la collecte des données sont ensuite réalisées automatiquement à partir des formulaires complétés.
  • Meilleure agilité commerciale Les documents peuvent être acheminés pratiquement n’importe où, sur simple pression d’un bouton : vers une adresse e-mail, des référentiels de réseau, des systèmes de gestion de contenu et des bureaux. Le stockage et la distribution des documents sont d’autant plus rapides et efficaces, ce qui permet non seulement de limiter les tâches d’administration manuelles liées au déplacement et au réenregistrement des fichiers, mais aussi d’accélérer les processus documentaires cruciaux. La conversion automatique en fichiers PDF dotés de l’option de recherche en texte intégral simplifie l’archivage numérique, le suivi et l’exploitation au sein d’un système de gestion de documents. Le fait de bénéficier de fichiers consultables et d’un accès instantané aux documents dans le format désiré est un avantage indéniable pour les membres du personnel, car cela leur permet de se concentrer sur les informations clés, de prendre des décisions plus rapides et d’améliorer le service après-vente.
  • Protection des données d’entreprise Les flux de travaux personnalisés destinés à acheminer les documents vers des emplacements sécurisés prédéfinis via l’interface conviviale du MFP permettent de gérer les destinations et de limiter les risques d’erreur humaine. Pour une plus grande tranquillité d’esprit, les utilisateurs peuvent prévisualiser leur document numérisé sur l’appareil multifonction avant de l’envoyer. Des fichiers PDF avec mot de passe et contrôle des autorisations pour l’affichage, la modification et l’impression peuvent être créés depuis l’appareil multifonction et le bureau pour un archivage et un partage sécurisés. Il est possible également de rechercher des termes contenant des informations sensibles à supprimer, puis d’effacer (éditer) celles-ci de manière permanente pour empêcher leur divulgation. Avec l’impression sécurisée, vous avez la garantie que plus aucun document ne pourra être collecté, de façon malveillante ou accidentelle, par la mauvaise personne.
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L’association de quatre applications ouvre de nouvelles perspectives en matière de traitement des documents papier et des documents électroniques. CAP: logiciel d’authentification par carte (Card Authentication Package) Ce logiciel exploite des technologies sophistiquées de lecture de carte pour identifier et gérer l’accès des utilisateurs aux fonctions Ricoh standard d’impression, de numérisation, de copie et de télécopie. Cela évite la lecture, la copie ou la transmission de documents sensibles par des utilisateurs non autorisés. ELP NX (Enhanced Locked Print) : impression sécurisée Il s’agit d’un logiciel embarqué permettant le blocage des travaux d’impression sur le multifonction. . Une fois le document envoyé à l’impression, il est conservé en toute sécurité jusqu’à ce que son propriétaire vienne le récupérer sur l’un des 5 appareils MFP de son choix. Cela évite d’une part aux utilisateurs de lancer l’impression de documents dont ils n’ont pas réellement besoin et permet d’autre part, de supprimer automatiquement les fichiers non libérés pour limiter les gaspillages de papier. Il est également possible de relayer les travaux d’impression sur l’ensemble du parc machine (les MFP communiquent entre eux: jusqu’à 5 maximum). ELP NX offre également l’impression à la demande : les utilisateurs peuvent libérer les impressions de manière sélective (N&B au lieu de la couleur, un exemplaire au lieu de trois ou suppression du job d’impression). GlobalScan NX : Numérisation intelligente Les documents numérisés peuvent être intégrés directement à votre flux de travaux à partir d’un MFP Ricoh et envoyés à destination d’un e-mail, d’un dossier ou d’un emplacement de stockage prédéfinis. Grâce au mécanisme d’identification des utilisateurs, les employés sont en mesure d’envoyer des documents numérisés vers leur propre adresse e-mail ou leur bureau personnel (fonction ScantoMe ou ScantoMyDoc). Personal Paperless Document Manager : Conversion et modification des Documents Les employés peuvent sélectionner leur format de conversion préféré pour les documents papier (PDF/A, PDF consultable ou protégé par mot de passe, Microsoft Office modifiable, etc.) directement depuis un appareil multifonction Ricoh (MFP). Grâce à la solution de reconnaissance optique de caractères (OCR) complète prévue pour répliquer textes, images, tableaux et mises en forme directement à partir de l’original, le gain de temps se chiffre en heures par rapport à avant. La conversion et la combinaison des documents numérisés et des quelques 150 types de fichiers électroniques reconnus (y compris ceux à base d’images) sont d’une simplicité déconcertante : un simple glisser/déposer sur le bureau et le tour est joué. Les utilisateurs ont la possibilité de manipuler et d’assembler de nouveaux types de documents pour plus d’efficacité en matière de partage et d’archivage. Ils sont libres, en outre, d’y apporter les améliorations voulues grâce à la suite d’outils d’édition mise à leur disposition (annotation des PDF, incorporation des fichiers audio et vidéo, etc.).
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