Créer une réunion interactive efficace

réunion interactiveLa technologie permet aujourd’hui d’organiser des réunions à distance plus constructives, en partageant informations, documents, graphiques, de façon interactive et collaborative. Un gain de temps considérable en évitant de nombreux déplacements, pour un budget maîtrisé.

Écrire et partager des idées en direct

Pour améliorer la collaboration à distance, les tableaux interactifs intelligents permettent de partager des images, des textes, des fichiers (feuilles de calcul, slides…), de les annoter, et d’écrire à main levée de façon fluide. Tout apparait en direct sur tous les écrans connectés des participants au même moment –ordinateurs, Smartphones, tablettes ou autres écrans interactifs - n’importe où à travers le monde. Grâce à leur affichage en haute résolution, ce sont de formidables outils de productivité. Ils s’installent en quelques minutes seulement et leur interface utilisateur rend leur prise en mains extrêmement simple. Ils disposent de connexions Bluetooth, de ports HDMI et de DisplayPorts. Et la plupart des modèles intègrent également caméra et haut-parleurs pour de véritables vidéoconférences.

« L’an dernier, nous avons économisé plusieurs dizaines de milliers d’euros en déplacements pour nos cadres, et surtout gagné un temps de travail précieux, bien mieux utilisé à communiquer entre les équipes distantes et faire avancer les projets qu’à effectuer des trajets en train ou en avion. Sans compter la fatigue que tous ces déplacements engendraient… »Ludovic, DRH d’un groupe industriel
digital workplace

Les salles de réunion virtuelles

Ne nécessitant pas de matériel autre qu’un ordinateur ou une tablette pour les participants, il existe des plateformes en ligne, intégrant un système de visioconférence, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 depuis un simple navigateur web, à partir d’un numéro de téléphone ou d’un hyperlien. Certaines sont gratuites, comme Skype ou Google Hangouts, mais plutôt destinées à un usage privé. Webex ou Gotomeeting, par exemple, sont plutôt orientées vers un usage professionnel et sont payantes.

« Nous sommes une petite structure. Investir dans un matériel coûteux était difficile. En revanche, nous avons souvent besoin de nous déplacer chez des clients et de faire intervenir à distance un ingénieur ou un techicien qui n’ont pas pu nous accompagner. Une plateforme en ligne intégrant la vidéo nous permet de réaliser des réunions interactives efficaces et professionnelles ».

Hélène, commerciale
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La question de la sécurité

Ce qui se discute en réunion est évidemment particulièrement sensible en termes de confidentialité. Les informations et projets partagés à distance doivent être protégés de toute interception malveillante. Un cryptage SSL, indispensable, permet de sécuriser tous les échanges. Le SSL (Secure Socket Layer) ou TLS (Transport Layer Security) est le protocole de sécurité le plus fréquemment utilisé. Il permet de créer une forme de tunnel sécurisé entre deux matériels communiquant sur Internet ou au sein d’un réseau interne.

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